Para atender a demandas de maneira eficaz, em um ambiente caracterizado pela velocidade das mudanças, torna-se indispensável um modelo de gerenciamento baseado no foco em prioridades e objetivos. Por essa razão, o gerenciamento de projetos tem crescido de maneira tão acentuada no mundo nos últimos anos. O PMI, em sua série de publicações “PMI Today”, afirma que a profissão de gerenciamento de projetos cresceu de maneira explosiva nos últimos 10 anos. Tom Peters afirma, em seu artigo “Você é o seu Projeto”, que, nos próximos 20 anos, todo o trabalho dos executivos no planeta será desenvolvido por meio de projetos. Cleland também afirma que, no futuro, o gerenciamento de projetos será utilizado para gerenciar as mudanças em todas as infra-estruturas sociais em todos os países, desenvolvidos ou não.
Por que isso? A maioria das pessoas mal informadas pode correr o risco de ver o gerenciamento de projetos como mais uma “moda” gerencial, proposta por algum desses gurus da administração moderna. Nada disso. Na realidade, o gerenciamento de projetos não propõe nada revolucionário e novo. Sua proposta é estabelecer um processo estruturado e lógico para lidar com eventos que se caracterizam pela novidade, complexidade e dinâmica ambiental. Hoje, por mais que tenhamos evoluído tecnicamente, deparamo-nos com um ambiente que evoluiu muitas vezes mais, ou seja, hoje somos muito mais capazes que no passado, porém, esse nosso aumento de capacidade é cada vez menor se comparado com o aumento na dinâmica do ambiente. Precisamos, portanto, desenvolver mecanismos que reduzam essa diferença entre homem e ambiente.
Outro fator que impulsiona o gerenciamento de projetos é o crescimento da competitividade. Quem for mais rápido e competente certamente conseguirá melhores resultados. Na área de tecnologia, isso é extremamente claro. Alterações tecnológicas, que anteriormente levavam décadas para serem implementadas por completo, hoje tomam apenas algumas horas, em um nível de complexidade altíssimo. Cada vez mais, o gerente cumpre o papel de administrador dessas mudanças. Administrar a rotina de trabalho, agora, já não é fator diferenciador entre as organizações bem e mal sucedidas.
Diante da pressão desse contexto de mudanças, é preciso que nossas empresas consigam resultados com menos recursos, tempo e cada vez mais qualidade, ou seja, fazer mais que os concorrentes, gastando menos. A competição irá continuar a pressionar para que melhores idéias e processos sejam implementados.
Como sobreviver em um mundo onde não se sabe exatamente o que vem a ser liderança, produtividade ou lucratividade? Agravando esse quadro imprevisível, constata-se que a cultura empresarial brasileira nunca destina tempo para planejar e sempre obtém dinheiro suficiente para refazer. Qual a saída?
A grande maioria dos executivos está, hoje, procurando por essa “fórmula do sucesso”. O sucesso, porém, não está em seguir cegamente as modernas teorias de administração apresentadas. É preciso que se tenha habilidade para gerenciar aquilo que se conhece muito pouco, ou, até mesmo, aquilo de que não se conhece nada. Podemos ver no mercado de tecnologia, principalmente na internet e no comércio eletrônico, que não existem, absolutamente, padrões, nem para velocidade nem para dinheiro. Esse tipo de companhia nunca se valorizou tanto e, hoje, um projeto de comércio eletrônico bem sucedido pode até mesmo valer mais do que toda a parafernália organizacional desenvolvida em anos por uma empresa. São os novos parâmetros do mercado, onde tudo o que não existe é rotina. Tudo é projeto.
PARTE I - DEFININDO O GERENCIAMENTO DE PROJETOS
1. Introdução
2. Definição de Gerenciamento de Projetos
3. Quando os Projetos São Necessários?
4. Características Dos Projetos
5. Definindo O Sucesso Dos Projetos
6. Benefícios do Gerenciamento de Projetos
7. Principais Causas de Fracasso em Projetos
8. Mitos do Gerenciamento de Projetos
9. Questões para Revisão
10. Palavra Cruzada
PARTE II - O CICLO DE VIDA DE UM PROJETO
1. Ciclo de Vida de Um Projeto
2. Características do Ciclo de Vida
3. As Fases do Ciclo de Vida do Projeto
4. Integração Entre desempenho, Custo e Tempo em Projetos
5. Questões para Revisão
6. Palavra Cruzada
PARTE III - PRINCIPAIS ÁREAS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS SEGUNDO O PMBOK®GUIDE
1. Definições
2. Processos do PMBOK Guide
3. Desmembrando o Pmbok Através de Mapas Mentais (Mindmaps)
4. Gerenciamento da Integração
5. Gerenciamento de Escopo
6. Gerenciamento de Tempo
7. Gerenciamento de Custos
8. Gerenciamento da Qualidade
9. Gerenciamento de Recursos Humanos
10. Gerenciamento das Comunicações
11. Gerenciamento de Riscos
12. Gerenciamento das Aquisições
13. Questões para Revisão
14. Palavra Cruzada
PARTE IV - PREPARANDO A ORGANIZAÇÃO PARA PROJETOS
1. Alternativas Organizacionais
2. Estrutura Organizacional Funcional
3. Estrutura Organizacional Por Projetos
4. Estrutura Matricial Leve
5. Estrutura Matricial Balanceada
6. Estrutura Matricial Forte
7. Project Management Office
8. Questões para Revisão
9. Palavra Cruzada
PARTE V – O GERENTE DE PROJETOS E SUAS INTERFACES
1. Definições e Habilidades do Gerente de Projetos
2. Selecionando o Gerente de Projetos
3. Principais Erros Cometidos na Seleção do Gerente de Projetos
4. Administração de Conflitos
5. Ética e Responsabilidade Profissional
6. Questões para Revisão
7. Palavra Cruzada
PARTE VI - O MODELO GERAL PARA O GERENCIAMENTO DE PROJETOS
1. Justificativa do Modelo do Fluxo de Atividades do Projeto
2. Fluxograma do Projeto
3. Fase de Iniciação
4. Fase de Planejamento
5. Fase de Execução e Fase de Controle
6. Fase de Encerramento
7. Questões para Revisão
8. Palavra Cruzada
ANEXO I – UMA NOVA VISÃO DO PMBOK® GUIDE
ANEXO II – RESPOSTAS DAS PALAVRAS CRUZADAS
ANEXO III – CÓDIGO DE ÉTICA DO PMI
ANEXO IV – TRADUÇÃO DO INGLÊS PARA O PORTUGUÊS DOS PRINCIPAIS TERMOS
BIBLIOGRAFIA
O conceito de Gerenciamento de Projetos está bem definido no manual do PMI, A guide to the Project Management Body of knowledge, também conhecido como PMBOK Guide. Esse conceito é o uso do conhecimento, das habilidades, ferramentas e técnicas com a finalidade de suprir as necessidades e expectativas do empreendedor com relação a um projeto.
Qualquer atividade, mesmo uma ida ao supermercado, pode ser tratada como um projeto. A lista de compras é o objetivo do projeto, o tempo disponível para as compras é o prazo, e o custo do projeto é o preço das compras. Se você planejar bem, comprará o que precisa, poupará tempo no supermercado e, comprando só o que precisa, economizará dinheiro.
Gerenciamento de projetos existe, em diferentes formas, há muitos anos. O uso sistemático de planejamento de projetos começou a se firmar em meados deste século. Engenheiros civis resolveram que uma tarefa seria dividida em séries de operações; o esquema de operações seria decidido pelos responsáveis pela execução e, a partir daí, uma seqüência ordenada de execução se desenvolverá, resultando em eficiência.
Com a atual onda de competitividade global, o desenvolvimento de um novo produto, a implementação de um nova tecnologia ou uma mudança organizacional obrigam as corporações a achar uma maneira melhor, mais rápida e mais barata de atingir seus objetivos. Essas organizações estão promovendo a idéia de time. Qualidades interpessoais são consideradas fundamentais. Como, agora, os projetos são multinacionais, cria-se uma necessidade de entender as diferenças culturais. As organizações dependem mais da tecnologia. Um programa de gerenciamento de projetos rigoroso pode proporcionar os métodos, os processos e as qualidades necessários para uma organização se manter em dia com essas tendências do mercado em desenvolvimento.
Para que uma organização atinja uma posição competitiva no mercado mundial, é necessário que ela supere as expectativas de seus clientes, dentro do prazo estipulado, usando poucos recursos, mas usando-os eficientemente, gastando menos e se mantendo dentro do objetivo definido do projeto. O gerenciamento de projetos pode detectar e controlar essas limitações, fazendo com que a organização tenha mais controle sobre elas.
Um gerenciamento de projetos rigoroso proporciona um foco para que a comunicação, a coordenação e o controle se tornem eficientes, um plano para atingir o sucesso, com ênfase em tempo e custo. O gerenciamento de projetos também proporciona a estrutura para métodos, processos,
monitoração e controle de mudanças.
Os benefícios que uma organização pode obter com o uso de gerenciamento de projetos são um aumento da confiança e da segurança do empreendedor; melhor controle dos projetos; melhor administração de mudanças e maior número de projetos bem sucedidos devido à melhora no desempenho, ao aumento da eficiência e da eficácia.
Outros benefícios de um programa de gerenciamento de projetos são um balanço de demandas competitivas, melhorias no monitoramento e no controle (proporcionando métodos consistentes para as tarefas e marcos de detecção); uma melhor comunicação entre os participantes; uma projeção precisa dos recursos necessários; e um mecanismo para a avaliação do desempenho. Uma organização também conseguirá uma melhor definição dos objetivos do projeto; a quantificação do risco com o projeto; a identificação de possíveis problemas; e, no caso de atividades com múltiplos projetos, a priorização dos projetos.
O gerenciamento de projetos coincide, em parte, com o gerenciamento geral e com outras aplicações do conhecimento . O time responsável pelo projeto deve entender sua relação com o ambiente de negócios, que envolve meios maiores, como ciclos de vida, empreendedores, influência organizacional, habilidades de gerenciamento e influências sócio-econômicas. Muito do conhecimento necessário para gerenciar projetos é exclusivo do gerenciamento de projetos, e as técnicas se diferem das necessárias para gerenciar projetos em curso ou projetos operacionais.
O desafio para o gerenciamento de projetos e para o gerente de projetos é ajudar a organização a desenvolver uma consciência dos temas globais e os mecanismos para responder efetivamente a eles, assegurar que tecnologias facilitadoras são identificadas e usadas para ir de encontro das exigências para uma organização global e identificar meios para o desenvolvimento e a disseminação dos produtos e serviços exigidos pelo cliente global.
Concluindo, gerenciamento de projetos e gerentes de projetos são a chave para o crescimento e o sucesso organizacional.
Harold R. Reeve, Ph.D., PMP
1999 Chair, Board of Directors
Project Management Institute
