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Olá pessoal! Aqui é Ricardo Vargas e esse é o 5 Minutes Podcast. Hoje eu quero falar com vocês e dar a você cinco dicas para otimizar suas reuniões. A gente passa a maior parte do nosso tempo em reuniões e a maior parte das vezes as pessoas acham as reuniões simplesmente perda de tempo. E agora com a inteligência artificial, com AI a gente consegue otimizar de uma forma bastante legal as nossas reuniões e realmente conseguir atingir o objetivo. Lembre-se o nosso tempo é precioso, a atenção das pessoas é cada vez mais limitada e os projetos são cada vez mais dinâmicos. E, gente dentro da área de projetos a gente sempre precisa de reunião. Por quê? Porque a gente precisa de alinhamento. E hoje, com tanta ferramenta, tanta distração, tantas entregas simultâneas, as reuniões, elas deixaram de ser produtivas. Elas vieram muitas vezes um buraco negro de perda de tempo. Né? Quantas vezes a gente passa o dia inteiro em reuniões e não consegue realmente gerar as ações e trabalhar nas ações que essas reuniões provocaram. Por isso, eu queria dar para você cinco dicas práticas de como eu faço e como eu uso AI para transformar minhas reuniões em aceleradores dos meus projetos. Primeira dica: antes da reunião, a reunião precisa ser rápida e bem segmentada. Não existe essa coisa de fazer reunião de duas horas, etc. Tempo demais em reunião destrói a concentração e paralisa o trabalho. Em vez de tentar resolver tudo com uma conversa infinita, dividida por temas, onde você fica ali o dia inteiro em reunião, é muito melhor fazer duas ou três reuniões objetivas.
Eu adoro o conceito do Daily Scrum, que é aquela coisa assim em pé no início do dia e fala assim: Bem, o que nós precisamos fazer aqui? Bem rápido, bem preciso. Eu adoro fazer reunião em pé, porque as pessoas quando se sentam, acabam, vamos dizer, se relaxando e o tempo vai se expandindo, com foco claro. Lembre-se, tentar abraçar o mundo inteiro na reunião não resolve nada. Ela só cria uma frustração permanente. Também, o que você pode fazer antes. Planeje com clareza e avalie se a reunião é necessária. Nem tudo precisa ser resolvido com reunião. Muitas decisões podem ser tomadas de forma assíncrona, via e-mail, Slack. Slack é uma ferramenta maravilhosa. Eu brinco para aqueles que não conhecem o Slack, ele é um super WhatsApp. E ele o que acontece? Você pode muitas vezes trabalhar com as pessoas de forma assíncrona usando o Slack. Você não precisa necessariamente ir para uma reunião e você pode fazer um huddle dentro do Slack rápido, coisa de cinco minutos e conseguir mover para frente ao invés de fazer um processo infinito. Além disso, essas plataformas como Slack, elas se comunicam com Asana, com Notion, com Monday e com todas essas ferramentas de projeto. Então praticamente boa parte das decisões que você tem, você já joga isso dentro da sua plataforma de projeto. Quando a reunião for realmente necessária, enviar a pauta com antecedência. Não surpreenda as pessoas com que você vai falar. Defina o objetivo. Isso evita o que? Conversa solta e garanta que todo mundo venha preparado para não acontecer aquilo.
Na reunião onde você fala uma coisa, a pessoa fala e pá! Não tava sabendo que isso ia ser discutido hoje. Não estou preparado para discutir. Bem, agora e durante, o que você vai fazer? Isso, assim não tem como você não fazer e usar a inteligência artificial para registrar e resumir, ferramentas como Cloude, Firefly, Otter e Spinach, que são verdadeiros copilotos de reuniões. Eu, por exemplo, uso o Claude e sou um superfã. Lembra o seguinte esse podcast não é patrocinado, tá, mas eu uso Cloude, acho excelente. Eu sumarizo tudo, e eu inclusive criei resumos personalizados para mim. Então ele grava, transcreve e resume automaticamente a minha reunião com os itens de ação etc. Isso me libera para participar de verdade da reunião sem que eu fique preocupado em tomar nota o tempo todo e em projetos com múltiplas partes interessadas. Esse tipo de registro gente, ele é ouro puro, tá certo? Ouro puro. E também gente, sempre é preciso que alguém facilite a reunião e a AI dando suporte. Ou seja, o papel de um facilitador é manter o grupo na pauta, controlar o tempo, garantir que as decisões estejam sendo tomadas. E hoje, gente, a inteligência artificial pode nos ajudar enormemente nisso. Algumas plataformas já identificam tarefas automaticamente, sugerem follow ups e geram agendas da próxima reunião com base no que foi discutido naquela reunião. Então não deixe de usar isso. Esses são produtos, vamos dizer, muito simples, muitos deles com versões gratuitas. Então, sim, é nonsense você tentar fazer uma reunião ainda, insistir que você tem que anotar tudo no papel ou ter alguém para poder fazer ata de reunião etc.
Isso aí não gera resultado e benefício nenhum. Outra coisa, gente, é o que você vai fazer depois, porque para que as pessoas reúnem, elas reúnem para a ação. Então transformem esses insights em ações concretas. Reunião sem consequência, sem ação é conversa fiada, é perda de tempo. Compartilhe o resumo gerado pela IA com todos. Maior parte dessas plataformas nos permite fazer esses resumos. Destaque os itens de ação, prazo, quem é dono do que quem é responsável pelo que, e melhor ainda, já integre isso com as ferramentas do seu projeto. Imagine você sair de uma reunião com os cards do seu Trello ou do Jira já prontos na base, ou seja, na hora que você sentar na sua mesa, aquela tarefa que você tinha que fazer já aparece ali. Então eu adoro isso. E uma coisa importante, busque o feedback, busque o feedback. Então, para você ir além disso, experimente também fazer uma checada rápida. Por exemplo, usa, por exemplo o Slack e faz uma pesquisa rápida do que as pessoas acharam, do que a reunião pode melhorar. Gente, lembre se reunião é uma ferramenta agora, infelizmente as pessoas têm usado tão mal a reunião, mas tão mal a reunião que ela tem uma fama péssima, uma fama de perda de tempo, sendo que ela deveria ser o nosso grande ganhador de tempo. Espero que vocês tenham gostado desse episódio e olha, até semana que vem com mais um 5 Minutes Podcast. Até lá!
