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Olá a todos, aqui é Ricardo Vargas, e este é o 5 Minutes Podcast.
Em março de 2023, eu gravei um episódio com um título bem direto: "Acredite, nós conseguimos controlar muito menos do que pensamos." Hoje eu quero fazer uma provocação que parece exatamente o contrário. Eu acredito que, num projeto, nós controlamos muito mais do que pensamos.
Não, eu não mudei de ideia. Ou mudei só um pouco. Naquele episódio eu falava de previsões e da pesquisa do professor Philip Tetlock mostrando o quanto especialistas erram quando tentam adivinhar o futuro. Eu continuo achando que somos péssimos para prever. Mas prever e controlar são coisas diferentes. Prever é tentar adivinhar o que vai acontecer daqui a seis meses. Controlar é enxergar cedo o que já está acontecendo e decidir antes que a crise decida por nós.
Tem um número na minha cabeça há muitos anos, e eu quero ser transparente sobre ele. Não tenho uma pesquisa que comprove esse número. É a minha leitura depois de muitos projetos, em muitos países, com muitas equipes diferentes.
Eu acredito que de 60 a 70% do que acontece num projeto está ao alcance de uma equipe bem estruturada. São coisas que essa equipe consegue controlar, detectar antes que virem problema ou decidir com antecedência. Só uns 30% são realmente fruto do acaso. O curioso é que muita gente acredita no contrário. Acha que a maior parte é sorte e que o gerente de projetos só consegue mexer numa fatia pequena da história.
Pensem na última reunião de lições aprendidas de que vocês participaram.
Quantas vezes apareceu a palavra azar? O fornecedor atrasou. A pessoa-chave pediu demissão. Choveu demais. O cliente mudou o requisito. Só que, olhando com um pouco mais de calma, a história muda. O fornecedor que atrasou já vinha dando sinais havia meses, com entregas parciais, respostas lentas e troca constante de gente na equipe dele. A pessoa-chave que saiu era a única que sabia operar aquele sistema, e todo mundo sabia disso. A chuva caiu justamente na época das chuvas. Chuva na época de chuva não é azar. É calendário.
E o cliente que mudou o requisito vinha falando dessa mudança nos corredores havia semanas, só que ninguém levou o assunto para a reunião. Nada disso era incontrolável. Era apenas não controlado.
E entender essa diferença é boa parte do nosso trabalho como gerentes de projetos.
Existe um teste simples de que eu gosto muito. Michael Mauboussin, no livro The Success Equation, sugere uma pergunta para saber se uma atividade depende de habilidade ou só de sorte: dá para perder de propósito? Na roleta, ninguém consegue perder de propósito. No xadrez, qualquer um consegue e com muita facilidade. Agora eu pergunto: dá para fazer um projeto fracassar de propósito?
Claro que dá. Basta não falar com o patrocinador, aceitar toda mudança sem análise, esconder o atraso até a última semana e nunca perguntar para a equipe o que está tirando o sono dela. Se dá para fracassar de propósito, então o resultado não depende só da sorte. Tem muita mão nossa nessa história.
Então por que culpamos tanto o azar? Porque o azar é confortável. Quando o projeto dá certo, é competência. Quando dá errado, é azar.
Os psicólogos chamam isso de self-serving bias, a tendência de guardar o mérito para nós e jogar a culpa nas circunstâncias. Todos nós caímos nisso, e eu me incluo nessa lista. O problema é que o azar é a única parte interessada que nunca aparece na reunião para se defender. Ele leva a culpa calado. E, enquanto ele leva a culpa, nós não aprendemos nada.
O que muda numa equipe bem estruturada?
Primeiro, ela enxerga antes. E só enxerga antes porque as pessoas se sentem seguras para trazer uma notícia ruim cedo, quando ela ainda é barata.
Segundo, ela decide antes. A equipe senta com calma e combina o que vai fazer: se o fornecedor atrasar mais de duas semanas, ativamos a segunda opção de fornecimento; se a pessoa-chave sair, assume alguém que já está sendo preparado. Decisão tomada na calma custa pouco. Decisão tomada no meio da crise sai cara e quase sempre sai pior.
Terceiro, ela separa com honestidade o que foi acaso e o que foi descuido. Não precisamos de caça às bruxas, mas também não podemos aceitar desculpa fácil. E os 30% de acaso? Eles existem, e eu não quero fingir que não. Uma pandemia, um terremoto, uma lei que muda da noite para o dia. Mesmo nesses casos, o que fazemos na manhã seguinte continua dependendo de nós.
Por isso eu deixo um desafio para esta semana. Peguem o último problema que vocês chamaram de azar e façam duas perguntas. Havia algum sinal antes?
Havia alguma decisão que poderíamos ter tomado antes? Se a resposta for sim para qualquer uma delas, não foi azar. O maior perigo de acreditar que quase tudo é sorte é que essa crença se confirma sozinha. Quem acha que 70% do projeto é sorte para de cuidar desses 70%. E aí, aos poucos, eles viram azar de verdade.
Espero que tenham gostado deste episódio e até a próxima semana com mais um 5 Minutes Podcast.
