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Olá a todos, aqui é Ricardo Vargas, e este é o 5 Minutes Podcast. Hoje eu quero começar com uma pergunta simples. Quando foi a última vez que um atraso de dois dias chamou a sua atenção? Não estou falando de um atraso grande, daqueles que viram crise e reunião de emergência. Estou falando do atraso pequeno. Aquele que aparece no relatório de status, alguém diz "a gente recupera na semana que vem", e a reunião segue. Na primeira vez, esse atraso incomoda. Na segunda, ele já parece normal. Na quinta vez, ninguém fala mais dele.
Existe um nome para isso: normalização do desvio. A ideia vem da socióloga americana Diane Vaughan, que estudou o acidente do ônibus espacial Challenger, em 1986. O que ela mostrou é muito desconfortável para todos nós que trabalhamos com projetos. O acidente não aconteceu por causa de uma decisão maluca tomada num único dia. Os engenheiros já tinham visto sinais de desgaste nas vedações dos foguetes auxiliares em voos anteriores. Cada vez que o problema aparecia e nada de grave acontecia, o desvio passava a ser aceito como parte do normal. O risco não sumiu. Ele só ficou invisível. E foi isso que me fez pensar nos nossos projetos. Porque os projetos raramente quebram de uma vez. Eles vão se acostumando a estar errados. Vou dar alguns exemplos que todos nós já vimos. O teste que deveria ser feito antes de cada entrega, mas que foi pulado "só dessa vez" porque o prazo estava apertado. E depois foi pulado de novo. O risco que está vermelho há três meses no registro de riscos, e ninguém mais pergunta por quê. A reunião com o patrocinador que era semanal, virou quinzenal, e hoje acontece quando dá. O fornecedor que sempre entrega com uma semana de atraso, e o time já coloca essa semana no plano sem discutir. Nada disso parece grave. E esse é exatamente o problema. Cada pequeno desvio, sozinho, tem uma boa explicação. Mas juntos, eles mudam o que o time acha normal. E quando o normal muda, os nossos alarmes param de tocar.
Tem uma frase que eu escuto muito em projetos e que hoje me assusta um pouco: "sempre foi assim e nunca deu problema". Essa frase não prova que o risco é baixo. Muitas vezes, ela só prova que tivemos sorte até agora. Não dar problema não é a mesma coisa que estar seguro.
Então, o que podemos fazer? Eu não acredito em fórmula mágica aqui, mas vejo três atitudes que fazem muita diferença. A primeira é olhar para a tendência e não só para o número do dia. Um atraso de dois dias não diz muito. Seis atrasos de dois dias em seis semanas contam uma história completamente diferente. Precisamos fazer esta pergunta nas reuniões de status: isso é um evento ou é um padrão? A segunda atitude é escrever as nossas regras antes que a pressão chegue. Se o teste é obrigatório, ele é obrigatório também na semana difícil. Se decidirmos abrir uma exceção, tudo bem, mas que seja uma decisão consciente, registrada, com dono e com data para acabar. Exceção sem data para acabar não é exceção. É a nova regra, só que ninguém votou nela. A terceira atitude talvez seja a mais difícil. Precisamos proteger quem diz "isso não está normal". Em muitos times, a pessoa que levanta a mão vira o chato, o pessimista, aquele que não veste a camisa. E aí todo mundo aprende a ficar calado. Muitas vezes, quem chega de fora enxerga o desvio melhor do que nós. O novo membro do time, o auditor, o consultor, o colega de outra área. Eles ainda não se acostumaram. Por isso vale muito perguntar a alguém novo: o que aqui parece estranho para você? A resposta pode valer mais do que qualquer relatório. Eu também já caí nessa armadilha. Já aceitei um sinal amarelo por tanto tempo que ele deixou de parecer amarelo. Não por falta de competência, mas porque o nosso cérebro se adapta ao que vê todos os dias. Isso é humano. Mas, como gerentes de projeto e patrocinadores, o nosso trabalho é justamente enxergar aquilo que os outros deixaram de ver. Então eu deixo um desafio para esta semana. Pegue o seu último relatório de status e procure alguma coisa que está errada há tanto tempo que ninguém mais comenta. Pode ser um risco, um atraso, um teste ou uma reunião. Depois, faça a pergunta mais simples de todas: quando foi que isso virou normal? Talvez essa seja a pergunta mais importante do seu projeto hoje.
Espero que tenham gostado deste episódio e até a próxima semana com mais um 5 Minutes Podcast.
