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Olá, pessoal, aqui é Ricardo Vargas e esse é mais um 5 Minutes Podcast. Hoje eu quero falar sobre um tema simples, mas que faz toda a diferença em projetos. KPIs. Muita gente mede muita coisa. Cria relatórios, cria dashboards, agora no final do dia não consegue responder uma pergunta básica. Meu projeto está indo bem ou não? E é exatamente aí que entra o KPI. KPI significa Key Performance Indicator, ou indicador-chave de desempenho. A gente na maioria das vezes usa ele em inglês. Agora de forma bem direta, KPI é um número que te ajuda a tomar a decisão. Essa é a principal diferença. Nem toda métrica, nem tudo que você está medindo é um KPI. Métrica é qualquer número que você utiliza no projeto. Agora KPI é um número que realmente importa para o sucesso do projeto. Sem KPIs a gestão vira muitas vezes opinião. Com os KPIs você tem a oportunidade de antecipar problemas, tomar decisões mais rápidas e alinhar melhor o time e as partes interessadas. Agora vamos falar um pouquinho de exemplos simples que você pode aplicar imediatamente. Quando a gente fala, por exemplo, de KPI de prazo, um dos mais básicos é, por exemplo, o percentual de tarefas concluídas no prazo, a quantidade de tarefas que você concluiu dentro do prazo da quantidade total de tarefas que você tem. Outra que eu adoro, duração prevista, menos, duração real, em módulo, dividido pela duração prevista. Isso vai dar um indicador, o quê? De quanto você está variando cada atividade ou cada conjunto de atividades no projeto. Eles são simples, eles são diretos, eles mostram tendência. Um outro KPI que pode ser utilizado com análise de valor agregado é o SPI, ou Schedule Performance Index, que nada mais é do que o valor agregado pelo valor planejado. E ele é ótimo nas fases iniciais de projeto, porque ele consegue variar, por exemplo, se ele está abaixo de 1 indica que você está perdendo tempo, se ele está acima de 1, significa que você está ganhando tempo. Agora, vamos só relembrar que o SBI, eu já falei isso em inúmeros podcasts, ele quando chega próximo do final do projeto, ele começa a não mostrar a real característica do projeto, porque o SBI sempre vai tender a 1 no final do projeto, porque você só termina o projeto quando você tiver agregado tudo aquilo que você tinha previsto. Então o SPI é ótimo no início do projeto, mas quando vai para o meio ou fim do projeto, ele vai tendendo a 1 e vai passando, a não mostrar mais esse atraso. Um outro exemplo é o atraso médio por entrega. Eu consigo saber o atraso médio, o atraso de cada entrega dividido pela duração dessa entrega. Isso vai me ajudar a ver se o problema é pontual ou se o problema é sistêmico. O que é importante aqui nesses indicadores de prazo? É você conseguir ver se você está tratando de um ponto isolado ou de um ponto sistêmico no projeto, e também a tendência ao longo do tempo. A mesma coisa se aplica ao custo. Você pode usar o CPI, que é o Cost Performance Index, da análise de valor agregado, que vai dividir o quê? O valor agregado no projeto dividido pelo custo real até aquele presente momento. Isso vai te mostrar o quê? O tanto que você está agregando financeiramente ao seu projeto. Um CPI de 1 indica que para cada 1 real ou 1 dólar que eu esteja te dando, você está agregando 1 dólar de produto, né? Tem vários podcasts sobre esse assunto aqui na minha plataforma. Então se vocês quiserem ver um pouco mais sobre esses assuntos, vocês podem consultar os meus podcasts de análise de valor agregado. Agora eu posso também calcular o desvio do custo em percentual. Por exemplo, o custo previsto menos o custo real em módulo, sempre desprezando o sinal, dividido pelo custo previsto. Eu vou conseguir saber qual é a variação percentual de custo com relação ao meu orçamento. E se eu não quiser usar o módulo, eu posso também, mas aí eu vou ter um percentual negativo. O que eu quero colocar? Você tem que criar um indicador que te atenda da melhor forma. Agora, indicador de prazo e indicador de custo são indicadores de projeto, mas não são indicadores se o meu projeto está atendendo estrategicamente o que eu quero. E essa nos leva à parte mais importante desse episódio, que quase ninguém olha, que são os chamados KPIs estratégicos. O nosso projeto pode estar no prazo, pode estar no orçamento e mesmo assim tem que ser um fracasso. Por isso que eu preciso saber, por exemplo, a taxa de retrabalho. Quanto mais retrabalho, maior o desperdício. Valor entregue, o cliente percebe o valor que eu estou integrando. Aderência ao business case, eu ainda estou justificando o investimento. Satisfação dos stakeholders, onde eu posso medir, através, por exemplo, do Net Promoter Score, que a gente, é muito comum quando a gente avalia evento, avalia empresas. Esses KPIs mostram se o meu projeto realmente faz sentido, ou se ele está só sendo executado. corretamente. E para fechar, uma regra muito simples que eu queria dar para vocês. Tenha poucos KPIs, mas bons KPIs. 3 a 5 é mais do que suficiente. Se você não está conseguindo enxergar seu projeto inteiro com 3 a 5, alguma coisa está errada. Ou você está medindo a coisa errada ou você não está medindo nada. E eles precisam estar ligados à decisão. Eles precisam ser atualizados com frequência e eu preciso evitar métricas que só parecem bonitas, mas que não ajudam em nada. Por exemplo, olha, duração prevista menos duração real dividida por duração real. Aí eu falo, olha, se esse indicador tiver até 100% de alteração, pode mantê-lo em verde. Bem, o que vai acontecer? Ele vai ser sempre verde. E não vai refletir o que você tem no seu projeto. E agora, gente, eu queria fechar com uma provocação. Se você tivesse que tomar uma decisão crítica hoje no seu projeto, os KPIs que você tem iam te ajudar? Porque KPI não é controle, KPI é direção. Pensem sempre nisso. Espero que vocês tenham gostado desse episódio e a gente se vê na próxima semana com mais um 5 Minutes Podcast. Até lá!
