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Olá, pessoal, aqui é o Ricardo Vargas e esse é mais um 5 Minutes Podcast. Hoje eu quero falar sobre uma característica dos projetos que, apesar de estar diante dos nossos olhos, raramente recebe a atenção necessária. Projetos são promessas feitas por pessoas que talvez não estejam lá para cumpri-las. Todo projeto começa com uma promessa sobre o futuro. Prometemos reduzir custos, aumentar a eficiência, transformar uma organização, melhorar a vida de uma comunidade ou oferecer uma experiência melhor aos clientes. Para obter aprovação, a gente precisa convencer as pessoas de que esse é um futuro possível, desejado e valioso. O problema é que muitos desses resultados só vão poder ser comprovados meses ou anos depois. E quando esse futuro finalmente chega, muitos dos responsáveis pela promessa talvez já tenham ido embora. O executivo pode ter mudado de posição, o patrocinador pode estar trabalhando em outra empresa, os consultores podem ter encerrado o contrato, o fornecedor pode ter concluído a sua participação e a equipe do projeto provavelmente já vai fazer outra iniciativa. Agora alguém vai ficar, alguém vai ter que operar a solução, manter o resultado e conviver com as consequências das decisões que foram tomadas às vezes anos atrás. É muito fácil a gente prometer um futuro quando outra pessoa vai ter que viver nele. E olha, eu não estou dizendo que as pessoas fazem promessa de má-fé; eu não estou nem considerando isso aqui. Na maioria das vezes, o próprio sistema incentiva promessas exageradas. Para conseguir aprovação e financiamento, o projeto não precisa parecer bom; ele precisa parecer extraordinário. Os benefícios são apresentados com entusiasmo, os custos de longo prazo são minimizados, as premissas são tratadas como certezas. E os efeitos colaterais que quase sempre aparecem nunca estão presentes nessa apresentação executiva. Agora, depois da aprovação, toda a atenção se volta para a entrega. A gente controla rigorosamente prazo, custo, escopo, o risco, a qualidade e o projeto é concluído. A entrega é aceita; todo mundo comemora. E aí existe uma pergunta que quase ninguém faz. A promessa foi realmente cumprida? O que a gente chama de outcome foi entregue? A nova plataforma que a gente prometeu? Ela produziu os benefícios esperados? Ou apenas criou anos de manutenção, cara? A reorganização aumentou a eficiência ou destruiu os conhecimentos e as relações importantes? Sabe aquela obra inaugurada? Ela vai ter recursos para continuar operando adequadamente? A redução de custos eliminou o desperdício ou simplesmente transferiu o esforço para clientes, fornecedores ou outras equipes? O sucesso é sempre celebrado no presente, mas a conta quase sempre chega no futuro. E essa distância gera uma grande assimetria. Quem promete, recebe visibilidade. Quem executa recebe pressão. E quem opera, muitas vezes, recebe os problemas. É quem é afetado que vai viver com essas consequências. Por isso eu quero compartilhar três reflexões. A primeira é identificar quem vai coordenar o projeto. Antes de aprovar uma iniciativa, pergunte a quem terá que conviver diariamente com aquilo. Se aquilo que está sendo criado gera valor. Essas pessoas precisam participar das decisões desde o início. Elas não podem ser chamadas apenas no final para receber o treinamento e assumir a responsabilidade. A segunda reflexão é registrar os problemas e não apenas as entregas. O cronograma mostra o que será produzido e quando aquilo será produzido. Agora a gente precisa registrar qual benefício foi prometido, para quem a gente prometeu e por quanto tempo aquilo vai ser gerado, ou por quanto tempo, ou quando aquilo vai começar a ser gerado. Também precisamos deixar claro quem vai verificar se o benefício realmente aconteceu. E a terceira e última reflexão é prolongar a responsabilidade. A responsabilidade pelo projeto não deveria terminar ali com a entrega ou com a assinatura do termo de aceite. Alguém precisa acompanhar os benefícios, sustentar a solução e as consequências não planejadas. Isso não significa perseguir ou punir quem tomou a decisão. Significa preservar a memória das escolhas e conectar essas promessas aos seus resultados. E para mim, existe uma questão ética muito importante aqui. A gente não deveria considerar um projeto responsável apenas porque ele entregou aquilo que estava no contrato. A gente também precisa perguntar se ele produziu o futuro que usamos para justificar sua existência. É com o que eu brinco muito em inglês: o conceito de output e o conceito de outcome. O conceito de output é o produto, é a obra, é a ponte. Outcome é o que aquela ponte gera na sociedade. Projetos não são apenas cronogramas. Projetos interferem na vida das pessoas, distribuem benefícios, custos, oportunidades e também sacrifícios. E muitas vezes as pessoas que recebem os benefícios não são as mesmas que pagam o preço. E, portanto, na próxima vez que alguém apresentar uma grande promessa para judicar um projeto, faça uma pergunta simples: quem vai estar aqui para cumprir essa promessa? E faça uma segunda pergunta ainda mais importante: quem vai ter que viver com ela? Um projeto pode terminar quando a entrega é aceita, mas é exatamente nesse momento que as suas consequências começam a aparecer. Pensem nisso, espero que vocês tenham gostado desse episódio e até semana que vem com mais um 5 Minutes Podcast.
