O Microsoft Office Project é considerado, hoje, a principal ferramenta de gerenciamento de projetos disponível no mercado. Sua versatilidade, facilidade de utilização e interface tornam o Microsoft Office Project, desde sua criação, um líder de vendas em sua categoria.
Cobrindo todas as fases do projeto, permite tanto o planejamento quanto o acompanhamento da sua execução, além de gerenciar equipes e materiais, de usar a Internet como ferramenta de comunicação, de ter poderosos mecanismos de controle de custo e de valor agregado, associados ao Microsoft Excel e de se integrar perfeitamente com o novo Office System, incluindo tarefas e calendário do Outlook, exportação/importação do Access, etc.
Além dessas características, quando associado ao Microsoft Office Project Server, permite compor uma solução corporativa de gerenciamento de projetos, incluindo gerenciamento a distância, gerenciamento de portfólio de projetos e gerenciamento de documentos e pendências.
O Microsoft Office Project 2003 é composto de ofertas que tem como objetivo assegurar suas necessidades de negócios. De acordo com a situação, o Microsoft Office Project Standard 2003 ou o Microsoft Office Enterprise Project Management Solution pode ajudar o gerente de projetos e o time no seu trabalho.
Microsoft Office Project Standard 2003. Permite gerenciar cronogramas e recursos, gerar relatórios, acompanhar o progresso do projeto e usufruir de todas as características diretas inerentes ao planejamento do projeto. Destinado ao trabalho isolado, sem necessidade de coordenação do mesmo projeto entre diferentes pessoas. Não permite a utilização web nem a utilização da central de recursos (repositório centralizado de recursos).
Solução Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM). Solução integrada que permite integrar as tecnologias cliente, servidor e web para permitir que a organização gerencie o seu portfólio de projetos, estabelecendo os padrões e melhores práticas, definidos por uma metodologia de escritório de projetos estabelecida, permitindo o gerenciamento centralizado de recursos, onde disponibilidade e perfil técnico profissional são considerados, permitindo a comunicação efetiva dentro do time de projeto e entre os times. A solução EPM permite integrar a solução com a linha de negócios da empresa. A solução EPM é consituída dos seguintes produtos e tecnologias Office Project 2003:
Microsoft Office Project Professional 2003 é o produto similar ao Project Standard 2003, porém com habilidade de integrar com a solução EPM e se conectar com o Microsoft Office Project Server.
Microsoft Office Project Server 2003 é o servidor que suporta a solução EPM, permitindo que a organização centralize e padronize as informações de projetos e recursos. O Project Professional e o Project Web Access são utilizados para conectar e interagir com os dados armazenados no servidor. O Microsoft Office Project Server se integra com o Microsoft® Windows® SharePoint™ Services para os serviços de colaboração e gerenciamento de documentos. Para instalar o Project Server, é necessário o Microsoft® Windows Server™ 2003.
Microsoft Office Project Web Access é o portal Web da solução EPM, provendo os membros do time com o acesso em tempo real as informações armazenadas no Project Server.
Desde seu surgimento em 1990, o Microsoft Project, assim como toda a área de gerenciamento de projetos, cresceu significativamente no mundo. Estima-se que a área de projetos vem crescendo a uma taxa de 30% a 40% ao ano, absorvendo os mais diversos mercados e aplicações.
Uma das principais características do sucesso do Microsoft Office Project é ser um software de gerenciamento de projetos simples, com preço acessível e de fácil assimilação por parte do usuário iniciante, ao mesmo tempo que pode atender a projetos complexos, envolvendo milhares de atividades e dólares, antes gerenciáveis somente em softwares extremamente específicos, complexos e caros.
Segundo dados da própria Microsoft, cerca de 70% das pessoas que utilizam pela primeira vez o Microsoft Office Project nunca utilizaram outro software de gerenciamento de projetos ou nunca trabalharam com gerenciamento de projetos.
Ser um gerente de projeto bem-sucedido requer que você conclua seus projetos no prazo, dentro do orçamento e certifique-se de que seus clientes estejam satisfeitos com o produto entregue. Isso parece simples demais, mas quantos projetos você ouviu (ou trabalhou) que foram concluidos com atraso ou com custo muito alto ou não satisfez as necessidades de seus clientes? O Guia do Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos (publicado pelo Project Management Institute, 2000) referido como PMBOK, pronuncia-se “PMBOK” – define um projeto como “um esforço temporário realizado para criar um produto ou serviço único”. Vamos caminhar através desta definição para esclarecer o que é, ou não é, um projeto.
Primeiramente, um projeto é temporário. A duração de um projeto poderá ser somente uma semana ou poderá durar anos, mas cada projeto tem uma data limite. Você poderá não saber a data limite quando o projeto começa, mas ela está lá, em algum lugar no futuro. Os projetos não são como as operações contínuas, embora os dois tenham muito em comum. Operações contínuas, como o próprio nome sugere, continuam indefinidamente. Você não estabelece uma data final para elas. Exemplos incluem a maioria das atividades dos departamentos de contabilidade e recursos humanos. As pessoas que trabalham com operações contínuas poderão também gerenciar projetos. Por exemplo, um gerente do Departamento de recursos humanos de uma grande organização poderá planejar uma feira de recrutamento universitário. Mas os projetos são distinguidos das operações contínuas pela data limite esperada, tal como a data da feira de recrutamento.
Em seguida, um projeto é um esforço. Os recursos, tais como as pessoas e equipamentos precisam fazer o trabalho. O esforço é realizado por uma equipe ou uma organização, de tal maneira que os projetos tenham um sentido de serem eventos planejados e intencionais. Projetos bem-sucedidos não acontecem espontaneamente. Uma certa preparação e planejamento acontecem antes.
Finalmente, cada projeto cria um produto ou serviço único. Este é o produto principal de um projeto, a razão pela qual o projeto foi realizado. Uma refinaria que produz gasolina não produz um produto único. A idéia total, neste caso, é produzir um commodity padronizado. Você normalmente não quer comprar gasolina de um posto que seja significativamente diferente da gasolina de um outro posto. Por outro lado, os aviões comerciais são produtos únicos. Embora todos os aviões possam ser parecidos para a maioria de nós, cada um é, de fato, altamente customizado para as necessidades de cada comprador. Até agora, você pode estar tendo a idéia de que muito do trabalho que acontece no mundo é um trabalho de projeto. Se você programar, rastrear ou gerenciar qualquer um desses trabalhos, então parabéns : você já está fazendo algum trabalho de gerenciamento de projeto!
Gerenciamento de projetos tem sido uma profissão reconhecida desde os anos 50,mas o trabalho de gerenciamento de projeto de alguma forma tem acontecido desde que as pessoas têm realizado trabalho complexo. Quando as Grandes Pirâmides do Egito foram construídas, alguém em algum lugar estava localizando recursos, cronograma e especificações para o produto principal final.
O triângulo do projeto : associando o prazo, o custo e o escopo
Você pode visualizar o trabalho do projeto de muitas maneiras, mas a nossa favorita é o que chamamos de triângulo do projeto:
Esse tema tem muitas variações, mas a idéia básica é que cada projeto tem algum elemento de restrição de prazo, algum tipo de orçamento e requer algum trabalho para se concluir. (Em outras palavras, tem um escopo definido). O termo “restrição” tem um significado específico em Projeto, mas aqui estamos usando um significado mais geral de um fator limitante. Vamos considerar essas restrições uma de cada vez.
Prazo
Você já trabalhou em um projeto que tinha uma data de entrega? (Talvez devêssemos perguntar se você já trabalhou em um projeto que não tivesse uma data de entrega). Prazo limitado é uma restrição de qualquer projeto com o qual nós todos estamos mais familiarizados. Se você estiver trabalhando em um projeto neste momento, pergunte aos seus membros de equipe qual é a data de entrega do projeto. Eles podem não saber o orçamento do projeto ou o escopo do trabalho em grandes detalhes, mas as chances são de que todos eles sabem a data de entrega do projeto. Aqui estão alguns exemplos de restrições de tempo:
Você está construindo uma casa e deverá terminar o telhado antes que a estação das chuvas chegue.
Você está montando um grande display em um estande para uma feira que começa daqui a dois meses.
Você está desenvolvendo um novo sistema de rastreamento do inventário que deverá ser testado e estar funcionando no início do próximo ano fiscal.
A maioria de nós foi treinada para entender o tempo desde que somos crianças, e usamos relógios, agendas comuns e eletrônicas e outras ferramentas para nos ajudarem a gerenciar o tempo. Para muitos projetos que criam um produto ou resultado em um evento, o tempo é a restrição mais importante a gerenciar.
Custo
Você poderá pensar em custo somente como dólares, mas um custo de projeto tem um significado mais amplo: custos incluem todos os recursos necessários para desenvolver o projeto. Os custos incluem as pessoas e os equipamentos que fazem o trabalho, os materiais que eles usam e todos os outros eventos e assuntos que requerem dinheiro ou a atenção de alguém em um projeto. Aqui estão alguns exemplos de restrições de custo:
Você assinou um contrato a preço fixo para entregar um sistema de software de rastreamento de inventário para um cliente. Se os seus custos ultrapassarem o preço acordado, seu cliente poderá ser compreensivo, mas provavelmente não estará disposto a renegociar o contrato.
O presidente de sua organização mandou você desenvolver um projeto de pesquisa de clientes usando somente o pessoal e o equipamento de seu departamento.
Você recebeu uma doação $5,000 para criar uma instalação pública de arte. Você não tem outros fundos.
Para praticamente todos os projetos, o custo é fundamentalmente uma restrição limitante. Poucos projetos poderão passar do orçamento sem necessitar eventualmente de uma ação corretiva.
Escopo
Você deverá considerar dois aspectos de escopo: escopo do produto e escopo do projeto. Todo projeto bem-sucedido produz um produto único: um item ou serviço tangível. Você poderá desenvolver alguns produtos para um cliente que você conhece pelo nome. Você poderá desenvolver outros produtos para milhões de clientes em potencial que você espera que eles o comprem. Os clientes normalmente têm algumas expectativas sobre as características e as funções dos produtos que consideram na compra. O escopo do produto descreve a qualidade desejada, as características e as funções do produto – muitas vezes em detalhes. Os documentos que esboçam estas informações são, muitas vezes, chamados de especificações do produto. Um serviço ou evento normalmente tem também algumas características esperadas. Todos nós temos expectativas a respeito do que faremos ou veremos em uma festa, em um concerto ou em um evento esportivo.
O escopo do projeto, por outro lado, descreve o trabalho necessário para entregar um produto ou um serviço com o escopo do produto pretendido. Enquanto o escopo do produto enfoca o cliente ou o usuário do produto, o escopo do projeto é a principal preocupação das pessoas que realizarão o projeto. O escopo do projeto é normalmente medido em tarefas e fases. Aqui estão alguns exemplos de restrições de escopo:
Sua organização ganhou um contrato para desenvolver um produto automotivo que tem requisitos exatos – por exemplo, dimensões físicas medindo a 0.01mm. Esta é uma restrição de escopo de produto que influenciará os planos de escopo do projeto.
Você está construindo um edifício em um terreno que tem restrição de altura de 50 pés.
Você pode usar serviços internos para desenvolver parte de seu produto e aqueles serviços seguem uma metodologia de desenvolvimento de produto que é diferente da que você havia planejado.
Os escopos do produto e do projeto estão intimamente relacionados. O gerente do projeto que gerenciar bem o escopo do projeto deverá entender também o escopo do produto ou deverá saber como se comunicar com aqueles que o farão.
Prazo, custo e escopo: gerenciando as restrições do projeto
O gerenciamento de projeto se torna mais interessante quando você tem que equilibrar as restrições de prazo, custo e escopo de seus projetos – “equilíbrio” como que andando no alto de uma corda. Você poderá também distribuir essas restrições, ou fazer malabarismos com elas enquanto estiver no alto da corda... bem, você obteve a idéia. Vamos retornar ao modelo de triângulo do projeto. O triângulo do projeto ilustra o processo de contrabalançar as restrições porque os três lados do triângulo estão conectados e mudar um dos lados dele afeta pelo menos um outro lado. Aqui estão alguns exemplos de equilíbrio de restrição:
Se a duração (prazo) do cronograma de seu projeto diminui, você poderá precisar aumentar o orçamento (custo) porque você deverá contratar mais recursos para fazer o mesmo trabalho em menos tempo. Se não puder aumentar o orçamento, você poderá precisar reduzir o escopo porque os recursos que você tem não podem fazer todo o trabalho planejado em menos tempo.
Se você precisar reduzir a duração de um projeto, certifique-se de que a qualidade total do projeto não seja involuntariamente diminuída. Por exemplo:controle de qualidade e testes em um desenvolvimento de software muitas vezes acontecem nas fases finais do projeto. Se a duração do projeto é reduzida tardiamente no projeto, essas tarefas poderão ser cortadas. Você deverá pesar os benefícios de reduzir a duração do projeto versus o aspecto negativo potencial de um produto principal com má qualidade.
Se o orçamento (custo) de seu projeto diminui, você poderá precisar de mais tempo porque você não poderá pagar por tantos recursos ou por recursos com a mesma eficiência. Se você não puder aumentar o prazo, você poderá precisar reduzir o escopo do projeto porque poucos recursos não poderão fazer todo o trabalho planejado no prazo que você tem.
Se você precisar diminuir o orçamento de um projeto, você poderá olhar para os graus de recursos materiais para os quais você tinha orçado. Por exemplo, você planejou rodar um filme em 35mm quando um filme mais barato de 16mm faria isso? Um material de grau inferior não é necessariamente um material de menor qualidade. Contanto que o grau do material seja apropriado para seu uso pretendido, ele ainda poderá ser de alta qualidade. Outro exemplo: fast food e comida gourmet são dois graus de restaurantes, mas você poderá encontrar exemplos de alta e baixa qualidade em cada um deles.
Você deverá olhar também os custos dos recursos humanos e equipamentos que você planejou usar. Você pode contratar pessoas menos experientes por menos dinheiro para realizar tarefas mais simples? Reduzir custos do projeto pode levar a um produto principal de qualidade mais baixa. Como gerente de projeto, você deverá considerar (ou mais provavelmente, comunicar aos tomadores de decisão) os benefícios versus os riscos de reduzir custos.
Se o escopo de seu projeto aumenta, você deverá precisar de mais prazo ou mais recursos (custo) para fazer o trabalho adicional. Se o escopo do projeto aumenta depois que o projeto começou, isso é chamado de crescimento desordenado do escopo. Mudar o escopo do projeto no meio do caminho através de um projeto não é necessariamente uma coisa ruim. Por exemplo, seu cliente pretendido poderá ter mudado e você precisará entregar um produto diferente para o novo cliente. Mudar o escopo do projeto é uma coisa ruim somente se o gerente de projeto não reconhece e não planeja para novos requisitos, isto é, quando outras restrições (custo, prazo) não forem devidamente examinadas e, se necessário, ajustadas.
Prazo, custo e escopo são três elementos essenciais de qualquer projeto. Para ser um gerente de projeto bem-sucedido, você terá que saber bastante a respeito de como todas as três restrições se aplicam em seu projeto. Você precisa de uma ferramenta para ajudar a gerenciá-las.
Gerenciando seus projetos com o Project 2003
A melhor ferramenta de gerenciamento de projeto no mundo nunca pode substituir o seu bom julgamento. Contudo, a ferramenta certa pode e deve ajudar você a alcançar o que se segue, olhando e sentindo outros programas de produtividade que você poderá usar com freqüência:
Localizar todas as informações que conseguir sobre os requisitos de trabalho, duração e recursos para o seu projeto.
Visualizar seu plano de projeto em formatos bem definidos e padrão.
Programar tarefas e recursos com consistência e eficiência.
Trocar informações de projeto com as pessoas envolvidas através da Intranet ou Internet
Comunicar-se com os recursos e outras pessoas envolvidas, deixando o controle final nas mãos do gerente de projeto.
Conclusões
Gerentes de projetos tradicionais de desktop podem selecionar o Microsoft Office Project 2003 Standard sem precisar investir em funcionalidade empresarial. Os clientes que quiserem funcionalidade empresarial verdadeira podem mudar para o Microsoft Office Project 2003 Professional e Microsoft Project Server 2003. Os membros de equipe que quiserem relatar seu progresso e colaborar em projetos precisam somente apontar seus browsers para o Microsoft Project Server para usar o Microsoft Project Web Access. Enriquecemos ainda o Microsoft Project com SharePoint Team Services, portanto, todos podem facilmente colaborar em qualquer documento, desenho ou relatório de despesa e relacioná-los aos projetos ou tarefas do mesmo site que eles estiverem usando para atualizarem seu progresso nesses projetos.
Uma vez que o Microsoft Office Project 2003 está mais fácil de usar do que antes, os usuários acharão que eles poderão aproveitá-lo imediatamente. O fato de o Microsoft Office Project 2003 ser tão rico em funcionalidade fará com que os usuários encontrem muito mais maneiras de aproveitá-lo com o tempo de uso. Mas tempo é um commodity que a maioria de nós tem muito pouco – indiferentemente da maneira como o gerenciamos. É por isso que livros como este do Ricardo Viana Vargas podem ser tão importantes. Nele, você aprenderá mais sobre gerenciamento de projeto empresarial e como o Microsoft Office Project 2003 pode se tornar central na solução de gerenciamento de projeto empresarial – e tornar sua empresa mais produtiva, mais ágil, mais competitiva e mais rentável que antes. Bem-vindos ao mundo do gerenciamento de projeto empresarial – e ao mundo do Microsoft Office Project 2003.
