O Microsoft Office Project é considerado, hoje, a principal ferramenta de gerenciamento de projetos disponível no mercado. Sua versatilidade, facilidade de utilização e interface tornam o Microsoft Office Project, desde sua criação, um líder de vendas em sua categoria.
Cobrindo todas as fases do projeto, permite tanto o planejamento quanto o acompanhamento da sua execução, além de gerenciar equipes e materiais, de usar a Internet como ferramenta de comunicação, de ter poderosos mecanismos de controle de custo e de valor agregado, associados ao Microsoft Office Excel e ao Microsoft Office Visio para criar os tão desejados relatórios visuais e de se integrar perfeitamente com o novo Office System, incluindo tarefas e calendário do Outlook, exportação/importação do Access, etc.
Além dessas características, quando associado ao Microsoft Office Project Server e Microsoft Office Portfolio Server, permite compor uma solução corporativa de gerenciamento de projetos, incluindo gerenciamento à distância, gerenciamento de portfólio de projetos e gerenciamento de documentos e pendências.
O Microsoft Office Project 2007 permite que você determine a melhor solução a partir da sua necessidade de negócios. De acordo com cada necessidade, partindo do Microsoft Office Project Standard 2007 até chegar a soluções completas envolvendo todos os produtos da plataforma EPM da Microsoft, o gerente de projetos, o executivo e suas equipes estarão com a solução na dimensão correta da necessidade.
Microsoft Office Project Standard 2007. Permite gerenciar cronogramas e recursos, gerar relatórios, acompanhar o progresso do projeto e usufruir de todas as características diretas inerentes ao planejamento do projeto. Destinado ao trabalho isolado, sem necessidade de coordenação do mesmo projeto entre diferentes pessoas. Não permite a utilização web nem a utilização da central de recursos (repositório centralizado de recursos).
Solução Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM). Solução integrada que permite integrar as tecnologias cliente, servidor e web para permitir que a organização gerencie o seu portfólio de projetos, estabelecendo os padrões e melhores práticas, definidos por uma metodologia de escritório de projetos estabelecida, permitindo o gerenciamento centralizado de recursos, onde disponibilidade e perfil técnico profissional são considerados, permitindo a comunicação efetiva dentro do time de projeto e entre os times e o armazenamento e gerenciamento de documentos. A solução EPM permite integrar a solução com a linha de negócios da empresa. A solução EPM é constituída por diversos produtos, sendo três deles específicos do trabalho em gerenciamento de projetos:
Microsoft Office Project Professional 2007 é o produto similar ao Microsoft Office Project Standard 2007, porém com habilidade de trabalhar com recursos da empresa e de se integrar com a solução EPM ao se conectar com o Microsoft Office Project Server.
Microsoft Office Project Server 2007 é o servidor que suporta a solução EPM, permitindo que a organização centralize e padronize as informações de projetos e recursos. O Microsoft Office Project Professional e o Microsoft Office Project Web Access são utilizados para conectar e interagir com os dados armazenados no servidor. O
Microsoft Office Project Server se integra com o Microsoft® Windows® SharePoint™ Server 2007 para os serviços de colaboração e gerenciamento de documentos. Para instalar o Project Server, é necessário o Microsoft® Windows Server™ 2007. Além desses programas, o banco de dados Microsoft® SQL Server é requerido.
Microsoft Office Project Web Access é o portal Web da solução EPM, provendo os membros do time com o acesso em tempo real as informações armazenadas no Project Server.
Desde seu surgimento em 1992 o Microsoft Project, assim como toda a área de gerenciamento de projetos, cresceu significativamente no mundo. Estima-se que a área de projetos vem crescendo a uma taxa de 30% a 40% ao ano, absorvendo os mais diversos mercados e aplicações.
Uma das principais características do sucesso do Microsoft Office Project é ser um software de gerenciamento de projetos simples, com preço acessível e de fácil assimilação por parte do usuário iniciante, ao mesmo tempo em que pode atender a projetos complexos, envolvendo milhares de atividades e dólares, antes gerenciáveis somente em softwares extremamente específicos, complexos e caros.
Segundo dados da própria Microsoft, cerca de 70% das pessoas que utilizam pela primeira vez o Microsoft Office Project nunca utilizaram outro software de gerenciamento de projetos ou nunca trabalharam com gerenciamento de projetos.
Para se entender melhor onde o uso do software se enquadra dentro da metodologia de gerenciamento de projetos, é preciso que sejam recordados os conceitos das fases do projeto. Um projeto pode ser dividido em cinco fases: iniciação, planejamento, execução, controle e finalização, conforme evidenciado a seguir.
Dentro desse ciclo de projeto, o Microsoft Office Project é adotado basicamente durante as fases de planejamento e controle do projeto.
PARTE I - APRESENTAÇÃO E OPERAÇÕES BÁSICAS DO OFFICE PROJECT 2007
1. Introdução e Histórico do Produto
2. Especificações do Microsoft Office Project 2007
3. Requisitos para a Instalação do Microsoft Office Project
4. Instalação e Ativação do Microsoft Office Project 2007
5. Iniciando o Programa
6. Operações Básicas do Microsoft Office Project
7. Modos de Exibição no Microsoft Office Project 2007
8. As Tabelas do Microsoft Office Project 2007
9. Utilizando a Ajuda
10. Utilizando a Ajuda Através de Smart Tags
PARTE II - PLANEJAMENTO DO PROJETO COM O MICROSOFT OFFICE PROJECT 2007
1. Criando um Novo Projeto
2. Criando um Novo Projeto Utilizando o Guia do Projeto
3. Trabalhando com Calendários
4. Criando Atividades em um Projeto
5. Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)
6. Realce de Alterações
7. Inserindo Durações para as Atividades do Projeto
8. Inter-Relacionamentos entre as Atividades
9. Determinação do Caminho Crítico
10. Painel de Drivers de Tarefa
11. Recursos
12. Solucionando Problemas de Alocação de Recursos
13. Custos
PARTE III - EXECUTANDO O CONTROLE COM O MICROSOFT OFFICE PROJECT 2007
1. Configurando e Entendendo o Mecanismo de Cálculo e Acompanhamento do Microsoft Office Project 2007
2. Definindo, Copiando e Limpando a Linha de Base do Projeto
3. Gravando e Limpando Planos Provisórios
4. Acompanhando o Progresso Das Atividades
5. Linhas de Andamento
6. Comparando Versões do Projeto
7. Análise de Valor Agregado com o Microsoft Office Project 2007 (Earned Value)
PARTE IV - MELHORANDO E ORGANIZANDO A APRESENTAÇÃO DO PROJETO
1. Formatação
2. Classificação
3. Filtros
4. Trabalhando com Grupos (Agrupamento)
PARTE V – RELATÓRIOS CONVENCIONAIS, RELATÓRIOS VISUAIS, IMPRESSÃO E PUBLICAÇÃO NA WEB
1. Relatórios Convencionais
2. Relatórios Visuais e Cubo Olap
3. Impressão
PARTE VI - MÚLTIPLOS PROJETOS, POOL DE RECURSOS E GERENCIAMENTO A DISTÂNCIA
1. Múltiplos Projetos
2. Compartilhamento de Recursos (Pool)
PARTE VII - TÓPICOS AVANÇADOS DO MICROSOFT OFFICE PROJECT
1. Exportação e Importação de Projetos
2. Exportação de Imagem Gráfica e Assistente de Exportação de Imagens do Office
3. Macros
4. Personalização de Tabelas
5. Personalização de Modos de Exibição
6. Campos Personalizados
7. Cópia de Elementos e Personalizações entre Projetos Utilizando o Organizador e o Arquivo Global.mpt
Todas as organizações de sucesso precisam ter excelência na entrega de projetos. Afinal, que benefício traz uma estratégia se não há uma execução bem-sucedida? Para esse fim, a Microsoft tem oferecido as ferramentas líderes do setor na família de produtos Microsoft Project há mais de quinze anos. O Project tem sido utilizado para planejar e gerenciar alguns dos maiores e mais complexos projetos no mundo e continua a evoluir, com uma poderosa – mas amigável – funcionalidade para o trabalho de planejamento, elaboração de cronogramas e gerenciamento. Com o Microsoft Office Project 2007, levamos o estado da arte um passo além, com novas funcionalidades para um início facilitado, visualização dos dados do projeto, planejamento de programas complexos e conectividade do ambiente do Project a outros sistemas. Esses investimentos o ajudarão a ter êxito ao transformar iniciativas em ações e ao maximizar o valor de negócios de seus recursos mais valiosos.
Contudo, entregar os projetos dentro do prazo e dentro do orçamento não são suficientes para garantir o sucesso – para início de conversa, você precisa estar executando os projetos certos! A partir da versão 2007, fizemos dois novos investimentos significativos na nossa solução Enterprise Project Management, de modo a assegurar que você tenha as ferramentas disponíveis para poder escolher os projetos certos para entregar. Primeiro: expandimos a natureza da solução Project para podermos lidar com todo o trabalho dentro de uma organização – não apenas as tarefas agendadas. Estima-se que mais de 70% dos esforços de uma organização típica de TI são empregados em trabalho contínuo de manutenção e em outras tarefas não pertencentes a projetos. É fundamental obter a visão e o controle desse trabalho para poder garantir que você esteja colocando seus investimentos onde eles lhe trarão os maiores benefícios. Segundo: introduzimos o Project Portfolio Server, que oferece poderosos instrumentos de análise, além de uma funcionalidade de planejamento “top-down”, para otimizar ao máximo seu portfólio de trabalho.
Oferece um ambiente poderoso, mas amigável, com muitos auxiliares, que capta as prioridades estratégicas e lhe permite melhorar o alinhamento entre o que você está tentando alcançar e o trabalho que você está financiando. Ao se conectar diretamente ao ambiente do Project Portfolio, você tem condições de enxergar quando as mudanças nos cronogramas dos projetos ou nas oportunidades do cliente indicam a necessidade de trocar projetos ou de introduzir novos investimentos. Agora, você pode, de verdade, garantir que está fazendo o trabalho certo do jeito certo.
A promessa do perfeito alinhamento entre a estratégia e os recursos é algo ao mesmo tempo estimulante e desencorajador. É um problema que atinge todos em uma organização – desde os colaboradores individuais que preenchem relatórios de horas, até gerentes de projetos e de recursos que analisam cronogramas, e até mesmo executivos que formulam as estratégias de negócios. Uma abordagem bem-sucedida exige o entendimento dos problemas que se apresentam em cada nível da organização, e uma resposta que utilize um conjunto adequado de investimentos em ferramentas, treinamento e melhoria dos processos da empresa. É por esse motivo que o presente livro é tão importante – ele o guiará não apenas no uso da ferramenta, mas também nas metodologias e nas melhores práticas necessárias para obter êxito em toda sua organização.
Conforme a velocidade dos negócios globais continua acelerando, a excelência no gerenciamento do trabalho vai se tornando cada vez mais importante, e constituirá o principal diferenciador entre os negócios que dão certo e os que não dão certo. Com a família de produtos Microsoft Project 2007 e com este livro, você terá feito os dois melhores investimentos possíveis no sentido de desenvolver uma estratégia clara, otimizar seus investimentos e encantar seus clientes, entregando um ótimo trabalho no prazo e dentro do orçamento!
Michael Angiulo
General Manager
Microsoft Office Project Business Unit
Microsoft Corporation
